Cách Dùng ChatGPT Để Viết Email Chuyên Nghiệp Trong 10 Giây

1. Tại Sao Nên Dùng ChatGPT Để Viết Email?

Viết email chuyên nghiệp không phải lúc nào cũng dễ, đặc biệt khi bạn cần diễn đạt ý rõ ràng, lịch sự mà vẫn ngắn gọn. Đó là lý do ChatGPT trở thành “trợ lý ảo” đắc lực giúp bạn xử lý nhanh chóng các nội dung email chỉ trong vài giây. Dù bạn đang sử dụng chat openai trên trình duyệt hay trải nghiệm phiên bản openai chat qua ứng dụng di động, trải nghiệm viết email với chat gpt online đều mượt mà và tiện lợi.

Một trong những lợi ích lớn nhất của ChatGPT là khả năng hiểu ngữ cảnh và tạo nội dung phù hợp theo từng mục đích: từ email xin việc, email chào hàng đến thư phản hồi khách hàng. Thay vì mất 30 phút loay hoay chỉnh câu chữ, bạn chỉ cần nhập một đoạn mô tả như:

“Giúp tôi viết email thông báo với khách hàng về lịch nghỉ lễ sắp tới, giọng điệu thân thiện, chuyên nghiệp.”

Chưa đầy 10 giây, bạn sẽ nhận lại một email hoàn chỉnh, có đầy đủ lời chào, nội dung chính và lời kết lịch sự.

Ví dụ thực tế: Một nhân viên kinh doanh tại TP.HCM chia sẻ rằng nhờ ChatGPT, anh có thể viết hàng loạt email giới thiệu sản phẩm mới cho khách hàng mà không cần tốn công ngồi soạn từng cái. Chỉ cần điều chỉnh đôi chút tên người nhận và nội dung sản phẩm, các mẫu email đã có thể gửi đi hàng loạt một cách chỉn chu. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng chat gpt online mọi lúc mọi nơi – không cần cài đặt phức tạp, chỉ cần truy cập chat.openai.com là có thể bắt đầu.Dù bạn là dân văn phòng, freelancer hay chủ doanh nghiệp nhỏ, ChatGPT chính là công cụ lý tưởng để giúp bạn viết email nhanh, hay và cực kỳ chuyên nghiệp.

2. Cách Dùng ChatGPT Viết Email Trong 10 Giây

Bạn cần viết một email gấp nhưng chưa nghĩ ra cách diễn đạt trôi chảy? Đừng lo, ChatGPT có thể giúp bạn soạn nội dung email chuyên nghiệp chỉ trong 10 giây – nhanh, gọn và cực kỳ hiệu quả.

Dưới đây là cách sử dụng ChatGPT để viết email nhanh chóng:

2.1. Bước 1: Truy cập ChatGPT – Nền tảng chat thông minh của OpenAI

Bạn có thể truy cập ChatGPT đơn giản bằng cách vào chat.openai.com hoặc mở ứng dụng openai chat trên điện thoại. Đây là công cụ viết nội dung bằng trí tuệ nhân tạo đang được rất nhiều dân văn phòng và marketer tin dùng.

2.2. Bước 2: Nhập yêu cầu (prompt) rõ ràng

Hãy nhập nội dung bạn muốn viết, càng cụ thể càng tốt. Ví dụ:

“Viết một email gửi sếp xin nghỉ phép 2 ngày, giọng điệu lịch sự, chuyên nghiệp.”

Hoặc:

“Soạn email cảm ơn khách hàng sau buổi tư vấn, ngắn gọn, thân thiện.”

Chỉ sau 5–10 giây, chat gpt online sẽ trả lại cho bạn một đoạn email hoàn chỉnh với bố cục rõ ràng: mở đầu, nội dung chính và lời kết chuẩn mực.

2.3. Bước 3: Tinh chỉnh và cá nhân hoá nếu cần

Nếu bạn muốn thay đổi tên người nhận, thông tin chi tiết, chỉ cần gõ thêm yêu cầu bổ sung như:

“Thêm tên sếp là Chị Đỉnh, công ty TNHH Thương Mại Đầu Tư Đỉnh Vàng.”

ChatGPT sẽ hiểu ngữ cảnh và cập nhật nội dung cực kỳ mượt mà, y như một trợ lý viết content thực thụ.

Ví dụ thực tế:

Chị Linh – một chuyên viên nhân sự tại Hà Nội chia sẻ rằng chị thường dùng ChatGPT để soạn email mời phỏng vấn ứng viên. Thay vì gõ lại từng email, chị chỉ cần dùng mẫu có sẵn từ ChatGPT, điều chỉnh tên ứng viên là có thể gửi đi hàng chục email mỗi ngày.

3. 20 Mẫu Email Viết Bằng ChatGPT [Có Thể Dùng Ngay]

Một trong những ưu điểm nổi bật của ChatGPT là khả năng tạo ra những mẫu email cực kỳ chuyên nghiệp, dễ hiểu và đúng mục đích chỉ trong vài giây. Dù bạn đang cần gửi email cho khách hàng, đồng nghiệp hay đối tác, chat openai đều có thể hỗ trợ bạn tạo ra nội dung hoàn chỉnh mà không cần đau đầu suy nghĩ từng câu từng chữ.

Dưới đây là 3 mẫu email thực tế viết bằng ChatGPT mà bạn có thể sử dụng ngay:

3.1. Mẫu email xin nghỉ phép lịch sự

Chủ đề: Đơn xin nghỉ phép 2 ngày

Kính gửi Anh/Chị [Tên sếp],

Em viết email này để xin phép được nghỉ làm trong 2 ngày, từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc], do có việc gia đình đột xuất.

Trong thời gian này, em đã sắp xếp công việc và sẽ bàn giao lại các đầu việc cần thiết để đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Rất mong Anh/Chị xem xét và phê duyệt. Em xin cảm ơn!

Trân trọng,
[Tên của bạn]

3.2. Mẫu email cảm ơn khách hàng sau buổi tư vấn

Chủ đề: Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian cho buổi tư vấn

Kính gửi Anh/Chị [Tên khách hàng],

Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian trao đổi cùng chúng tôi trong buổi tư vấn ngày hôm nay. Chúng tôi rất trân trọng sự quan tâm của Anh/Chị đến [tên sản phẩm/dịch vụ].

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ lại qua email này hoặc số hotline [số điện thoại].

Kính chúc Anh/Chị nhiều sức khỏe và mong sớm được hợp tác cùng Quý công ty.

Trân trọng,
[Tên bạn] – [Công ty]

3.3. Mẫu email chào hàng đơn giản

Chủ đề: Giới thiệu sản phẩm mới từ [Tên công ty]

Kính gửi Anh/Chị,

Chúng tôi xin giới thiệu sản phẩm mới [Tên sản phẩm], với nhiều tính năng vượt trội phù hợp với nhu cầu [ngành/lĩnh vực].

Đính kèm là brochure chi tiết và bảng giá ưu đãi dành riêng cho Quý khách.

Nếu Anh/Chị quan tâm, xin vui lòng phản hồi để chúng tôi hỗ trợ thêm.

Trân trọng,
[Tên bạn]

3.4. Mẫu email báo giá sản phẩm

Chủ đề: Gửi báo giá sản phẩm [Tên sản phẩm]

Kính gửi Anh/Chị [Tên khách hàng],

Cảm ơn Anh/Chị đã quan tâm đến sản phẩm [Tên sản phẩm] của chúng tôi.

Đính kèm theo email này là bảng báo giá chi tiết cùng chính sách ưu đãi hiện hành. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua email hoặc hotline [số điện thoại].

Rất mong được hợp tác cùng Quý khách trong thời gian tới.

Trân trọng,
[Tên bạn]
[Công ty/Tổ chức]

3.5. Mẫu email từ chối lời mời (lịch sự)

Chủ đề: Phản hồi lời mời tham dự sự kiện

Kính gửi Anh/Chị [Tên người gửi],

Cảm ơn Anh/Chị đã gửi lời mời tham dự [tên sự kiện]. Tuy nhiên, rất tiếc tôi không thể tham dự do đã có lịch trình trước đó.

Chúc sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp. Hy vọng sẽ có dịp gặp lại Anh/Chị trong các sự kiện sắp tới.

Trân trọng,
[Tên bạn]

3.6. Mẫu email phản hồi khách hàng đang không hài lòng

Chủ đề: Phản hồi về góp ý của Quý khách

Kính gửi Anh/Chị [Tên khách hàng],

Trước tiên, chúng tôi xin gửi lời xin lỗi vì trải nghiệm chưa tốt mà Anh/Chị đã gặp phải khi sử dụng dịch vụ tại [Tên công ty].

Chúng tôi đã ghi nhận phản hồi của Anh/Chị và đang tiến hành kiểm tra cũng như cải thiện quy trình để tránh lặp lại tình trạng tương tự.

Rất mong tiếp tục nhận được sự tin tưởng từ Anh/Chị. Cảm ơn Anh/Chị đã góp ý để chúng tôi ngày càng hoàn thiện.

Trân trọng,
[Tên bạn] – Bộ phận CSKH

3.7. Mẫu email xác nhận lịch họp

Chủ đề: Xác nhận lịch họp ngày [dd/mm/yyyy]

Kính gửi Anh/Chị,

Chúng tôi xin xác nhận buổi họp giữa [Tên công ty A] và [Tên công ty B] sẽ diễn ra vào lúc [giờ] ngày [dd/mm/yyyy], tại [địa điểm/nền tảng online].

Rất mong sự hiện diện đầy đủ của Anh/Chị để buổi làm việc đạt hiệu quả tốt nhất.

Trân trọng,
[Tên bạn]
[Chức vụ, Công ty]

3.8. Mẫu email giới thiệu bản thân với đối tác mới

Chủ đề: Giới thiệu đại diện liên hệ mới từ [Tên công ty]

Kính gửi Anh/Chị,

Tôi là [Tên bạn], hiện đang phụ trách [vị trí/chức danh] tại [Tên công ty].

Rất mong được hợp tác và đồng hành cùng Quý đối tác trong các dự án sắp tới. Mọi thông tin trao đổi, Anh/Chị vui lòng liên hệ trực tiếp với tôi qua email này hoặc số điện thoại [số liên hệ].

Trân trọng,
[Tên bạn]

3.9. Mẫu email nhắc lịch thanh toán

Chủ đề: Nhắc thanh toán hoá đơn số [Mã hoá đơn]

Kính gửi Anh/Chị [Tên khách hàng],

Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn vì đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của [Tên công ty].

Theo hệ thống, hóa đơn số [Mã hoá đơn] với số tiền [Số tiền] đã đến hạn thanh toán vào ngày [Ngày].

Anh/Chị vui lòng kiểm tra và tiến hành thanh toán trong thời gian sớm nhất để tránh gián đoạn dịch vụ. Nếu đã thanh toán, xin vui lòng bỏ qua email này.

Trân trọng cảm ơn!

[Tên bạn]
Bộ phận Kế toán – [Công ty]

3.10. Mẫu email xác nhận đơn hàng

Chủ đề: Xác nhận đơn hàng số [Mã đơn]

Kính gửi Anh/Chị [Tên khách hàng],

Chúng tôi xin xác nhận đã nhận được đơn hàng của Anh/Chị với thông tin sau:

• Mã đơn: [Mã đơn]

• Sản phẩm: [Danh sách sản phẩm]

• Tổng giá trị: [Tổng tiền]

Đơn hàng sẽ được xử lý và giao đến trong vòng [số ngày] ngày làm việc.

Mọi thắc mắc, xin vui lòng liên hệ [email/hotline].

Trân trọng,
[Tên bạn]
Bộ phận Bán hàng – [Công ty]

3.11. Mẫu email báo nghỉ lễ đến khách hàng

Chủ đề: Thông báo lịch nghỉ lễ [Tên kỳ nghỉ]

Kính gửi Quý Khách Hàng,

Nhân dịp [Tên kỳ nghỉ], công ty chúng tôi xin thông báo lịch nghỉ lễ như sau:

• Thời gian nghỉ: từ ngày [Ngày bắt đầu] đến ngày [Ngày kết thúc]

• Thời gian làm việc trở lại: [Ngày làm lại]

Trong thời gian này, các yêu cầu hỗ trợ sẽ được phản hồi sau kỳ nghỉ. Mong Quý Khách thông cảm và sắp xếp công việc phù hợp.

Kính chúc Quý Khách một kỳ nghỉ vui vẻ và nhiều sức khỏe!

Trân trọng,
[Công ty bạn]

3.12. Mẫu email follow-up sau buổi gặp đối tác

Chủ đề: Cảm ơn và tóm tắt nội dung buổi gặp ngày [dd/mm/yyyy]

Kính gửi Anh/Chị [Tên đối tác],

Rất vui vì đã có cơ hội gặp và trao đổi cùng Anh/Chị vào ngày [dd/mm/yyyy].

Chúng tôi xin tóm tắt lại một số nội dung chính như sau:

• [Nội dung 1]

• [Nội dung 2]

• [Thống nhất hành động tiếp theo]

Nếu có điều chỉnh gì, xin Anh/Chị phản hồi để hai bên cùng thống nhất.

Rất mong được hợp tác trong dự án sắp tới.

Trân trọng,
[Tên bạn] – [Công ty]

3.13. Mẫu email tuyển dụng (gửi lịch phỏng vấn)

Chủ đề: Thư mời phỏng vấn vị trí [Tên vị trí]

Kính gửi Anh/Chị [Tên ứng viên],

Cảm ơn Anh/Chị đã quan tâm và ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] tại [Công ty].

Chúng tôi trân trọng mời Anh/Chị tham dự buổi phỏng vấn với thông tin như sau:

• Thời gian: [Giờ, ngày]

• Hình thức: [Trực tiếp/Online – link nếu cần]

• Người phỏng vấn: [Tên người phụ trách]

Anh/Chị vui lòng xác nhận tham dự để chúng tôi sắp xếp lịch phù hợp.

Trân trọng,
[Tên bạn]
Bộ phận Nhân sự – [Công ty]

3.14. Mẫu email xin báo giá từ nhà cung cấp

Chủ đề: Yêu cầu báo giá sản phẩm [Tên sản phẩm]

Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà cung cấp],

Chúng tôi đang có nhu cầu tìm hiểu và mua sản phẩm [Tên sản phẩm]. Anh/Chị vui lòng gửi báo giá chi tiết (bao gồm đơn giá, thời gian giao hàng và chính sách bảo hành) về địa chỉ email này.

Nếu cần thêm thông tin, xin liên hệ qua [Số điện thoại/email].

Rất mong nhận được phản hồi sớm từ Quý công ty.

Trân trọng,
[Tên bạn] – [Công ty]

3.15. Mẫu email nhắc deadline nội bộ

Chủ đề: Nhắc deadline nộp báo cáo tuần

Chào Anh/Chị,

Đây là email nhắc lịch nộp báo cáo công việc tuần của phòng vào thứ Sáu (dd/mm) trước 17h.

Vui lòng cập nhật đầy đủ theo mẫu file đính kèm và gửi lại qua email.

Cảm ơn mọi người đã phối hợp!

Trân trọng,
[Tên bạn]

3.16. Mẫu email gửi báo cáo kết quả chiến dịch

Chủ đề: Báo cáo kết quả chiến dịch quảng cáo tháng 5

Kính gửi Anh/Chị,

Em xin gửi báo cáo tổng hợp hiệu quả chiến dịch quảng cáo tháng 5 như sau:

• Tổng chi phí: [số tiền]

• Tổng lượt tiếp cận: [số lượt]

• Tỉ lệ chuyển đổi: [tỉ lệ %]

File chi tiết đính kèm trong email. Nếu có nội dung nào cần bổ sung, Anh/Chị vui lòng phản hồi giúp em.

Trân trọng,
[Tên bạn]
Bộ phận Marketing

3.17. Mẫu email xin hợp tác cộng tác viên (freelancer)

Chủ đề: Mời hợp tác công việc [tên vị trí/freelance]

Chào bạn [Tên người nhận],

Mình là [Tên bạn] đến từ [Công ty]. Mình đang tìm freelance hỗ trợ [công việc cụ thể, ví dụ: viết bài chuẩn SEO] trong thời gian [khoảng thời gian].

Nếu bạn quan tâm, vui lòng phản hồi email này hoặc liên hệ qua [số điện thoại/zalo].

Mong được hợp tác cùng bạn!

Trân trọng,
[Tên bạn]

3.18. Mẫu email xác nhận đăng ký thành công (form, workshop, sự kiện)

Chủ đề: Xác nhận đăng ký thành công – [Tên sự kiện/workshop]

Chào Anh/Chị [Tên khách],

Cảm ơn Anh/Chị đã đăng ký tham gia [tên sự kiện]. Đây là email xác nhận đăng ký thành công.

Thông tin sự kiện:

• Thời gian: [giờ – ngày]

• Địa điểm/Link Zoom: [địa chỉ/link]

Mọi thắc mắc, Anh/Chị vui lòng liên hệ qua [email/hotline].

Hẹn gặp Anh/Chị tại sự kiện!

Trân trọng,
[Tên bạn]
BTC [Tên tổ chức]

3.19. Mẫu email chăm sóc khách hàng sau mua hàng

Chủ đề: Cảm ơn Quý khách đã mua hàng tại [Tên công ty]

Kính gửi Anh/Chị [Tên khách hàng],

Cảm ơn Anh/Chị đã tin tưởng và lựa chọn sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi.

Chúng tôi luôn mong muốn mang lại trải nghiệm tốt nhất đến Quý khách. Nếu cần hỗ trợ hoặc góp ý, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua [email/hotline].

Đừng quên theo dõi [Fanpage/Website] để cập nhật ưu đãi mới nhất!

Trân trọng,
[Tên bạn]
[Phòng CSKH – Tên công ty]

3.20. Mẫu email xin gia hạn deadline dự án

Chủ đề: Xin gia hạn deadline [Tên dự án/công việc]

Kính gửi Anh/Chị,

Em xin phép được gia hạn deadline của [tên công việc] thêm [số ngày], do [lý do ngắn gọn: khối lượng phát sinh, cần thêm xác minh dữ liệu…].

Em cam kết hoàn thành trước ngày [ngày mới] và sẽ cập nhật tiến độ thường xuyên. Mong Anh/Chị thông cảm và chấp thuận.

Trân trọng,
[Tên bạn]

4. Mẹo Tối Ưu Khi Dùng ChatGPT Viết Email

Dù ChatGPT có thể tạo ra những mẫu email chuyên nghiệp chỉ trong vài giây, nhưng nếu biết cách khai thác hiệu quả hơn, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và có được nội dung “trúng đích” hơn nữa. Dưới đây là một vài mẹo tối ưu cực kỳ hữu ích khi bạn dùng chat openai, openai chat hay chat gpt online để soạn email.

4.1. Bắt đầu bằng prompt càng cụ thể càng tốt

Câu lệnh (prompt) bạn nhập vào ChatGPT càng rõ ràng thì nội dung email càng chính xác và gần với mong muốn của bạn. Thay vì chỉ gõ:

“Viết email báo giá”,
hãy thử:
“Viết email gửi báo giá dịch vụ thiết kế website cho khách hàng doanh nghiệp, giọng lịch sự, định dạng có bullet point, ngắn gọn trong 200 từ.”

Ví dụ thực tế: Khi mình dùng prompt trên chat gpt online, ChatGPT trả về email cực kỳ chỉn chu, có lời chào lịch sự, nêu rõ giá từng gói dịch vụ và lời mời gọi trao đổi thêm – tiết kiệm cho mình 20 phút soạn thảo!

4.2. Luôn kiểm tra lại giọng điệu và thông tin

Dù ChatGPT viết khá chuyên nghiệp, nhưng bạn nên kiểm tra lại các chi tiết như tên người nhận, thông tin sản phẩm, deadline,… để tránh gửi nhầm. Đôi khi, giọng văn của chat openai mặc định sẽ hơi “trang trọng” – bạn hoàn toàn có thể chỉnh lại bằng cách thêm yêu cầu như:

“Giọng thân thiện như đồng nghiệp”,
hoặc
“Giọng trang trọng kiểu thư ký giám đốc”.

4.3. Tận dụng tính năng soạn thảo nhiều ngôn ngữ

Nếu bạn làm việc với khách hàng nước ngoài, openai chat có thể giúp bạn viết email bằng tiếng Anh, Nhật, Hàn,… một cách mượt mà. Chỉ cần đổi prompt:

“Viết lại email này bằng tiếng Anh trang trọng gửi đối tác Hàn Quốc.”

4.4. Tạo thư mẫu lưu sẵn – dùng lại sau 1 click

Bạn có thể lưu lại các prompt mẫu dùng thường xuyên như:

• Xin nghỉ phép

• Gửi báo giá

• Nhắc deadline

• Xác nhận đăng ký…

Sau đó, chỉ cần paste lại vào chat gpt online và sửa vài chi tiết nhỏ là có email mới, cực kỳ nhanh.

5. Dùng ChatGPT Viết Email Có Miễn Phí Không?

Nhiều người khi lần đầu nghe đến ChatGPT thường thắc mắc: “Dùng ChatGPT có miễn phí không?” – Câu trả lời là CÓ. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng ChatGPT miễn phí thông qua trình duyệt tại địa chỉ chat.openai.com hoặc qua ứng dụng OpenAI Chat trên điện thoại (iOS và Android). Với phiên bản miễn phí, người dùng được trải nghiệm sức mạnh của mô hình GPT-4o – phiên bản AI mới nhất của OpenAI có khả năng xử lý ngôn ngữ, hình ảnh và âm thanh cực kỳ linh hoạt. Đây cũng là mô hình đang được hàng triệu người sử dụng để soạn email, viết báo cáo, học ngoại ngữ và thậm chí lên ý tưởng marketing chỉ trong vài giây.

Tuy nhiên, chat gpt online miễn phí có một số giới hạn. Cụ thể, bạn sẽ bị hạn chế số lượt nhắn tin (thường từ 10–20 lần trong mỗi vài giờ) và đôi khi sẽ gặp tình trạng quá tải vào giờ cao điểm. Ngoài ra, các tính năng nâng cao như truy cập nhanh hơn, dùng liên tục không giới hạn, hoặc sử dụng phiên bản cao cấp của GPT-4 (trước đây gọi là GPT-4 Turbo) chỉ có trong gói ChatGPT Plus với mức phí $20/tháng.

Vậy có nên nâng cấp không? Nếu bạn chỉ cần dùng ChatGPT để viết email, hỗ trợ học tập hay làm việc nhẹ nhàng thì phiên bản miễn phí đã đủ dùng. Nhưng nếu bạn là người làm việc chuyên nghiệp, cần dùng ChatGPT thường xuyên như một “trợ lý ảo” trong công việc – từ tạo nội dung, phân tích dữ liệu đến dịch thuật – thì việc đầu tư vào gói Plus của openai chat là rất xứng đáng.